Создание презентаций в Power Point: общие рекомендации

источник: “Творческое развитие интеллекта (самопутеводитель для личности)” Эмануэль Т.С., Эмануэль Ю.В. под редакцией И.А.Добренко, А.А.Потапчук.
И спасибо компании powerlexis.ru за дистанционное общение!!!

Как часто мы встречается с"трехэтажными презентациями", оформленными по технологии "скопировать-вставить" (CtrlC+CtrlV), которые не только не читаются, но и утомляют как слушателей, так и выступающего. Вот и получается презентация в формате "ожидание / реальность":

Поэтому!! Давайте рассмотрим общие правила более-менее нормальных презентаций. Наш план на сегодня:

♦ВВЕДЕНИЕ♦

Даже само название программы, в которой чаще всего делают презентации, как будто намекает нам... что НЕ подразумевает полотна сплошного текста.

То есть сама программа называется POINT! Это слово означает "ТОЧКА"!! Не рулон! Навеирное, не спроста)

Кстати!! Повествование тут структурировано следующим образом: слайд ДО - вариант "как НЕ надо". А слайд "ПОСЛЕ" - это тот же самый текст, но уже пример того, как можно переформатировать исходный слайд. Конечно, нет предела совершенству!!! Но вот пример слайда ДО:

Презентации - товарищи "с особым предназначением". Они обладают определенным функциями, на них возложенными. И можно выделить 3 самые основные:

предоставление возможности ориентироваться в выступлении
демонстрация визуальных объектов
оказание эмоционального воздействия.

Конечно, нам важно понимать, что существуют разные виды презентаций. Судите сами: иногда мы пересылаем презентацию по почте (дескать, держите, ознакомьтесь!). Иногда БЕЗ КОММЕНТАРИЕВ крутим на плазме (например, на выставке). Иногда презентация готовится "на всякий случай" - как резерв на переговорах. А иногда это - все-таки полноценное выступление.

Разумеется, в каждом случае и планирование презентации, и ее наполнение будет различным. Однако в целом, функции и надежды, возлагаемые на презентации, схожи.

Первая функция - возможность ориентироваться в выступлении и не потеряться в дебрях размышлений докладчика

Кстати, вот снова тот же самый слайд ДО (как НЕ надо):

Вторая функция - демонстрация визуальных объектов, которые проблематично было бы показывать "пантомимой" :)

Иногда проще нарисовать или сразу сделать самому :)

Третья функция - эмоциональное воздействие и общая наглядность

Идем дальше! Для того чтобы презентация смогла реализовать свои функции, важно еще на этапе разработки ориентироваться на конкретную аудиторию! То есть не только учитывать ее реакции уже при выступлении (когда переделывать и отступать уже невозможно), но и ЗАРАНЕЕ планировать само наполнение вашей презентации (исходя из особенностей слушателей).

Тут, конечно, не обойтись без навыков эмпатии, поэтому можно потренироваться на персонажах.Вот пример того, почему важно ориентироваться на аудиторию. Презентация одного и того же объекта будет строиться и оформляться совершенно по-разному, если мы заранее будем знать, на какую аудиторию будем вещать! От этого будут зависеть те акценты, которые мы сделаем, помещая информацию на слайды!

А вот и плохой слайд о том же самом:

ГДЕ МЫ СЕЙЧАС? Помните тот план? Мы успешно рассмотрели первую часть, и плавно переходим к следующей. (выделенной):

♦РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОЗДАНИЮ ПРЕЗЕНТАЦИЙ♦

Итак!! С чего начать???

Во-первых, нам нужны грамотные ЦЕЛИ создания презентации!!!!
Во-вторых, адекватная структура оформления.
В третьих, нормальное представление информации

И снова!! Фуфуфу!!!! Вот как НЕ надо оформлять этот же слайд:

В целом, схема такая: поставить цель, разработать шаблон, структурировать текст, добавить образов, АПРОБИРОВАТЬ, выступить, порадоваться и УЛУЧШИТЬ!!!

Вот снова слайд-гадость:

При это очень важно ПРЕОБРАЗОВАТЬ ТЕКСТ!!!!!! Научиться его структурировать!!! Смотрите:

собираете общий пласт текста, отбираете лучшее, иллюстрируете примерами
потом анализируете то, что у вас получилось и разбиваете на разделы и подразделы. как мы делали на примеры ДВЕРЕЙ
потом обыгрываете заголовки (тут - всевозможная игра слов и т.д.)
потом размещаете в презентацию желательно примерно так: 1 слайд - 1 мысль. и добавляете картинки
всё почти готово!! теперь регулируете количество текста (потому что эти слушатели перестали брать с собой подзорные трубы) и гордитесь собой!!!!

Примерно то же самое, но общим "рулоном текста":

А вот пример того, как можно обыграть заголовки :)

Мы добрались до общей концепции презентации!!

а вот нечитаемый формат:

Как вы считаете, какова цель презентаций? задумайтесь над этим вопросом. Как бы Вы на него ответили????

САМОЕ ВАЖНОЕ при постановке целей - это принять, что информирование НЕ является целью презентации. Информирование - это СРЕДСТВО!!! Судите сами: ведь вы НЕ сможете показать презентацию, не проинформировав о чем-то. Это просто априори присутствует при ЛЮБОЙ презентации. если это, конечно, не презентация в стиле современного искусства - с одним пустым слайдом. Таким образом, цель вашего выступления и презентации - побудить слушателей к каким-то действиям.

То же самое, оформленное в формате "Фуфуфу":

Уже даже возбудить у слушателей интерес к тематике и сподвигнуть их на дальнейшее ее изучение - прекрасная цель!! А вот еще некоторые приемы целей:

То есть:

Заклинание:

А какие ТИПОВЫЕ ОШИБОЧНЫЕ МОТИВЫ создания презентаций??

Мотив-ошибка: «Чтобы не сбиваться и рассказать обо всем, что запланировано». Следствия-ошибки:

копирование текста выступления ЦЕЛИКОМ!!!!
зачитывание слайдов (жаль, не на ночь - засыпать под такое - самое то!)
предоставление возможности слушателям самим прочитать (самообслуживание, ага)
перегруз текстом, мелкий шрифт и т.д. (причем без биноклей)

К чему это приводит:

Отключение внимания
Потеря информации
Раздражение
незапланированный сон слушателей

Мотив-ошибка:«Чтобы дать побольше дополнительной информации, не раскрываемой полностью в выступлении». Следствия-ошибки:

помещение ВСЕЙ дополнительной информации, имеющей хоть какое-то отношение к теме и не соответствующей непосредственному выступлению,
изобилие таблиц, схем и текстовых блоков
из серии: давайте-ка одновременно: и слушайте меня, и читайте то, что не успеваю рассказать..

К чему это приводит:

Непонимание, потеря нити и интереса,
Рассредоточение внимания
Раздражение

Мотив-ошибка: "Чтобы разнообразить выступление". Следствия-ошибки:

эффекты при появлении надписей (когда заголовок ПО БУКОВКАМ "выпадает" в течение минуты")
анимированная смена слайдов (когда мелькает все перед глазами)
безумные клипарты, фотографии, рисунки (хоть бы не двигались)

К чему это приводит:

переключение внимания на картинки
раздражение и т.д.
побег из зала

НЕ НАДО ТАК!! КАК БЫТЬ? Верно ставить цели выступления! И адекватно их оформлять!! Давайте рассмотрим подробности!!!

♦СТРУКТУРА (НАПОЛНЕНИЕ) ПРЕЗЕНТАЦИИ♦

В презентации НЕ ДОЛЖНО БЫТЬ СПЛОШНОГО ТЕКСТА!!! Только ТЕ-ЗИ-СЫ!!!!!

Поэтому УБЕРИТЕ ВСЁ ИЗ СЕРИИ:

Как и презентации сами по себе, слайды тоже бывают разными! Есть торжественный титул, есть "текстовые", а между ними - волшебные слайды-разделители!

Так НЕ надо оформлять:

То есть! Смотрите: начало (ТИТУЛ), потом идет перечень разделов (ОГЛАВЛЕНИЕ - о чем вы собираетесь поведать изумленной публике, потом - Раздел 1 (РАЗДЕЛИТЕЛЬНЫЙ слайд), далее - ТЕКСТОВЫЕ слайды, потом снова разделитель с Разделом 2 и т.д. При этом важно время от времени показывать, где вы находитесь.

Памятка:

Не надо так:

При этом помните про эффект края! В начале вам важно предусмотреть какой-то крючочек, чтобы зацепить слушателей, и чтоб они не сразу заснули! А в конце!! В конце НЕ заканчивайте выступление очередным клише в стиле "спасибо за внимание", бубубу.

Это погружение, зацепка, крючочек нужны, чтобы люди решили вас слушать! Ведь первые несколько секунд человек воспринимает выступающего и его презентацию, бессознательно принимая решение, стоит ли обращать на него внимание :)

Поэтому постарайтесь заинтересовать! Как хотите: эмоционально (например, с юмором), интеллектуально (например, вопросом на первом слайде), эстетически (красивая презентация - уже хорошо) :) И т.д.

Чтобы слушатели не потерялись, важно время от времени возвращать их к ~~бодрствованию~~ вашей логике повествования. И периодически оповещать их о месте нахождения:

Или так :) Таким картинки-разделитесь - всегда прекрасно!! Больше есть тут

И пара слов про завершение!! Самое банальное - "спасибо за внимание". Постарайтесь придумать что-то другое, что будет ближе к вашей ЦЕЛИ презентации!!!

Например:

ужасный слайд:

♦ВОПРОСЫ ОФОРМЛЕНИЯ♦

Во-первых, важно выработать свой стандарт оформления. В это понятие входят следующие элементы: и общий дизайн (должен быть ЕДИНЫМ), и цветовое решение (чтобы не получился оранжевый текст на желтом фоне) и т.д.

и чтобы НЕ получилось такого, ведь это - ПРЕЗЕНТАЦИЯ, а не филиал текстового документа:

После того как вы наполнили слайды, пожалуйста, оптимизируйте их! Подумайте, что можно убрать, что заменить на картинки, схема и т.д.

Вот представляете, если бы предыдущий слайд выглядел так:

Визуальная презентация должна быть максимально простой и наглядной!! ПРОСТОЙ И НАГЛЯДНОЙ!! а НЕ так:

А еще проверьте, пожалуйста, следующее: чтобы цветы были КОНТРАСТНЫМИ. цветовая гамма - единая и адекватная. Чтобы надписи не болтались "в небе" и т.д.

В это м вам помогут.. ШАБЛОНЫ

Если вы уже заранее знаете, что придется оформить довольно типовой текст, заготовьте себе шаблончики, в которые вы будете помещать информацию для каждого слайда! Вам же станет сразу намного легче!!

И еще пара комментариев. Есть заветные комбинации кнопок. Например, для смены слайдов НЕ НУЖНО НАЖИМАТЬ ПРАВОЙ КНОПКОЙ и искать вкладку "предыдущий слайд" и даже невидимые стрелочки на слайде рассекречивать вовсе не обязательно!! Можно просто пользоваться стрелочками / мышкой / пультиком / ответственным за переключенией слайдов и т.д.

Сама презентация, как правило, запускается клавишей F5 (почти на всех компьютерах). А если вдруг вам надо запустить презентацию именно с этого слайда, просто нажмите Shift+F5 (важно: одновременно). Еще можно вставлять гиперссылки для удобства навигации и т.д. ВАЖНО: если Ваша презентация содержит видео и/или аудио, вам надо скинуть их на флешку вместе с презентацией, а потом скинуть ВСЮ ПАПКУ на тот компьютер, с помощью которого вы будете выступать! Иначе даже "прикрепленные" файлы останутся дома, а презентация уедет на выступление!!!!!

И орфография!! Чтобы не краснеть во время выступления!!!

Это - находка!!! Как можно преобразить пласт информации в визуальную структуру. Ниже представлена подборка примеров из сети Интернет, а вы можете создать свои варианты, например, посредством следующего сайта: http://piktochart.com

А вот пример поэтапной разработки:

Работа с текстом: Было (слева) и стало (справа):

♦ОДНИМ СЛАЙДОМ♦

ИТАК!!!!! Правильные цели!! Адекватная структура текста для презентации!!! Свои шаблоны размещения текста на слайде! Цвета, образы. Апробация И УЛУЧШЕНИЯ!!!!